Politique de confidentialité

1. Identité du responsable de traitement pour le site, les prospects, les clients et les utilisateurs

Le responsable de traitement est MANU ASSISTANT, SAS (société par actions simplifiée), au capital de 100 €, immatriculée au RCS Paris 102 725 827, siège social : 4 rue de l’Amiral Courbet, 75016 Paris, France, email : contact@manuassistant.com.

2. Deux cadres de traitement

2.1. Données gérées directement par Manu Assistant

Manu Assistant agit comme responsable de traitement pour les données liées au site, aux demandes de contact, à la relation commerciale, à la facturation, aux comptes utilisateurs et à la sécurité de la plateforme.

2.2. Données traitées dans le cadre de l’usage du Service par les praticiens et structures clientes

Pour les données du suivi, y compris celles renseignées par le patient dans Théra et transmises à son praticien, le professionnel, cabinet ou structure cliente agit en principe comme responsable de traitement. Manu Assistant agit alors comme sous-traitant dans les conditions prévues par le contrat et l’annexe RGPD applicable.

3. Données susceptibles d’être traitées

3.1. Site, prospects et contacts

Identité, coordonnées professionnelles, cabinet ou structure, contenu des messages, échanges commerciaux, données techniques de connexion et préférences de navigation strictement nécessaires.

Le site utilise également des compteurs d’utilisation agrégés par jour : type d’événement, groupe de pages et emplacement de bouton, sans identifiant de visiteur. Le collecteur n’enregistre pas de nom, email, données de patient, contenu de formulaire, URL complète, paramètres de campagne, adresse IP ou empreinte de navigateur dans ces compteurs. Les données techniques nécessaires au transport sont traitées par l’infrastructure réseau. Cette mesure n’est pas croisée avec les contacts ou les comptes utilisateurs et ne suit pas une personne entre le site, Manu et Théra.

3.2. Utilisateurs du Service

Pour les comptes professionnels : nom, prénom, adresse email, rôle, cabinet ou structure de rattachement, identifiants techniques, historique d’accès, journaux d’activité, support et facturation. Pour l’accès patient Théra : identité et adresse email d’invitation, rattachement au praticien, informations d’authentification, préférences et éléments techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du compte.

3.3. Données confiées par les clients au Service

• Consultation et documents : identité du patient, notes, anamnèse, bilan, compte rendu, historique, message au patient, courrier au médecin et audio optionnel destiné à la transcription.
• Programme et suivi dans Théra : exercices, consignes, planning, questionnaires, réponses, ressentis et informations sur la réalisation du programme.
• Agenda : date, horaire, motif, praticien, patient et informations nécessaires à la réservation ou à l’import volontaire d’un rendez-vous.
• Visio : audio et vidéo transmis pendant l’appel, informations d’authentification et d’admission, identifiant et métadonnées de la séance. Aucun enregistrement audio ou vidéo n’est activé dans ce périmètre.

Ces données servent à préparer la séance, produire les documents demandés, partager le programme et permettre le suivi par le praticien. Le patient voit les éléments partagés dans son espace Théra ; cet accès n’ouvre pas l’ensemble du dossier professionnel. Le praticien retrouve les retours du patient dans Manu, dans le périmètre des accès autorisés.

4. Finalités et bases juridiques lorsque Manu Assistant agit comme responsable de traitement

• Répondre aux demandes de contact et organiser une démonstration : intérêt légitime et, selon les cas, mesures précontractuelles.
• Créer et administrer les comptes : exécution du contrat.
• Gérer les abonnements, la facturation et la relation client : exécution du contrat et obligations légales.
• Assurer la sécurité, la disponibilité et la traçabilité du Service : intérêt légitime et obligations de sécurité.
• Comprendre l’utilisation du site et améliorer son fonctionnement : statistiques agrégées pour le compte exclusif de Manu, sans identification des visiteurs ni publicité ciblée. Les modalités et le choix de désactivation figurent dans la politique cookies.
• Adresser des communications B2B relatives au Service : intérêt légitime, sous réserve du droit d’opposition.

5. Hébergement, destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux équipes habilitées de MANU ASSISTANT, aux prestataires techniques nécessaires à l’exploitation du Service et, lorsque cela est requis, aux sous-traitants ultérieurs intervenant notamment pour l’hébergement, la sécurité, l’authentification, l’envoi d’emails, le paiement et certaines fonctionnalités de génération de texte.

L’infrastructure technique du Service repose notamment sur des services opérés via Amazon Web Services (AWS). Selon les fonctionnalités activées, Manu Assistant peut également recourir à un prestataire d’intelligence artificielle pour générer certains contenus à partir d’éléments minimisés et relus par le praticien.

Le collecteur de statistiques du site est séparé des services de contact et des applications patient. Ses compteurs sont hébergés sur AWS dans la région Paris, accessibles aux seules personnes habilitées à l’exploitation du site. Aucune donnée de formulaire ou de compte ne lui est transmise.

Les données applicatives sont hébergées sur AWS à Paris. La visio utilise Amazon Chime SDK, avec les médias configurés à Paris et une API de contrôle à Francfort. Le périmètre de sécurité distingue cette transmission de l’audio utilisé pour préparer un document. La certification HDS d’AWS ne certifie pas automatiquement Manu ; la couverture contractuelle et opérationnelle du service reste à établir.

Pour réserver une démonstration commerciale, le calendrier Calendly est chargé après l’envoi du formulaire prévu à cet effet. Le nom, l’email et le contexte de la demande sont transmis pour préremplir la réservation. N’y inscrivez pas de données de patient. Consultez la politique de confidentialité de Calendly et notre politique cookies.

6. Traitement IA et transferts hors UE / EEE

Lorsque certaines fonctionnalités reposent sur un prestataire d’intelligence artificielle, Manu Assistant met en œuvre une logique de minimisation et, selon les cas, de pseudonymisation des contenus transmis. Si un transfert hors Union européenne ou hors Espace économique européen est nécessaire, il est encadré par les mécanismes juridiques appropriés en vigueur, notamment les clauses contractuelles types applicables, complétées lorsque nécessaire par des mesures additionnelles adaptées.

7. Durées de conservation

• Données prospects et contacts : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande puis, le cas échéant, selon la politique commerciale applicable.
• Données de compte, relation client et facturation : pendant la durée de la relation contractuelle puis selon les durées légales applicables.
• Journaux de sécurité : durée proportionnée aux finalités de sécurité et de traçabilité, en principe jusqu’à 6 mois sauf nécessité particulière justifiée.
• Statistiques agrégées du site : 90 jours ; les compteurs expirés sont exclus des rapports, avec suppression technique asynchrone. Les éventuels journaux techniques du collecteur ont une rétention de 7 jours et ne contiennent pas les événements reçus.
• Données confiées par les clients au Service : selon les instructions du client responsable de traitement, les paramètres du Service et le cadre contractuel applicable.
• Métadonnées de visio : expiration technique à 30 jours après le début prévu de la séance dans DynamoDB à Paris, avec suppression asynchrone. Cette règle ne s’étend pas aux dossiers, aux comptes ni aux sauvegardes.
• Enregistrements audio : lorsqu’ils sont utilisés, ils sont destinés à la transcription et sont supprimés automatiquement après traitement, avec un objectif de suppression rapide et, en principe, au plus tard dans un délai de 24 heures sauf incident technique documenté, contrainte légale ou nécessité de sécurité justifiée.

8. Sécurité

Manu Assistant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données traitées, notamment le chiffrement en transit, le contrôle d’accès, la gestion des habilitations, la journalisation, la séparation logique des espaces clients, les sauvegardes, ainsi que des procédures de continuité, de reprise et de traitement des incidents.

9. Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Manu Assistant applique ses procédures internes de gestion d’incident et assiste, lorsque cela est requis, le client responsable de traitement afin de lui permettre de satisfaire ses obligations légales de notification et, le cas échéant, d’information des personnes concernées.

10. Droits des personnes

10.1. Données patients

Pour les données de prise en charge, y compris les programmes, réponses et ressentis transmis dans Théra, adressez votre demande au professionnel ou au cabinet responsable du suivi. Manu Assistant l’assiste dans la limite de son rôle de sous-traitant. Pour fermer votre accès Théra ou demander la suppression d’un compte Manu, suivez la procédure sans connexion. La fermeture d’un compte n’efface pas automatiquement les documents que le cabinet doit conserver.

10.2. Données prospects, clients et utilisateurs

Vous disposez, selon les conditions légales, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, le cas échéant, de portabilité. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@manuassistant.com ou à l’adresse postale ci-dessus. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

11. Cookies

Pour en savoir plus sur les traceurs utilisés sur le site et sur la gestion de vos choix, consultez notre Politique cookies.

12. Mise à jour

La présente politique peut évoluer pour tenir compte des changements légaux, réglementaires, techniques ou opérationnels. La date de version figurant en tête de page fait foi.