Politique de confidentialité

1. Identité du responsable de traitement pour le site, les prospects, les clients et les utilisateurs

Le responsable de traitement est MANU ASSISTANT, SAS (société par actions simplifiée), au capital de 100 €, immatriculée au RCS Paris 102 725 827, siège social : 4 rue de l’Amiral Courbet, 75016 Paris, France, email : contact@manuassistant.com.

2. Deux cadres de traitement

2.1. Données gérées directement par Manu Assistant

Manu Assistant agit comme responsable de traitement pour les données liées au site, aux demandes de contact, à la relation commerciale, à la facturation, aux comptes utilisateurs et à la sécurité de la plateforme.

2.2. Données traitées dans le cadre de l’usage du Service par les praticiens et structures clientes

Pour les données patients, notes, comptes rendus, transcriptions et autres contenus confiés au Service par un professionnel, cabinet ou structure cliente, ce client agit en principe comme responsable de traitement. Manu Assistant agit alors comme sous-traitant dans les conditions prévues par le contrat et l’annexe RGPD applicable.

3. Données susceptibles d’être traitées

3.1. Site, prospects et contacts

Identité, coordonnées professionnelles, cabinet ou structure, contenu des messages, échanges commerciaux, données techniques de connexion et préférences de navigation strictement nécessaires.

3.2. Utilisateurs du Service

Nom, prénom, adresse email professionnelle, rôle, cabinet ou structure de rattachement, identifiants techniques, historique d’accès, journaux d’activité, données de support et éléments de facturation.

3.3. Données confiées par les clients au Service

Selon les fonctionnalités activées, le Service peut traiter des données d’identification, des données relatives au suivi du patient, des notes, des éléments d’anamnèse, des transcriptions, des comptes rendus, des historiques, des documents de suivi et, le cas échéant, des fichiers audio utilisés pour la transcription.

4. Finalités et bases juridiques lorsque Manu Assistant agit comme responsable de traitement

• Répondre aux demandes de contact et organiser une démonstration : intérêt légitime et, selon les cas, mesures précontractuelles.
• Créer et administrer les comptes : exécution du contrat.
• Gérer les abonnements, la facturation et la relation client : exécution du contrat et obligations légales.
• Assurer la sécurité, la disponibilité et la traçabilité du Service : intérêt légitime et obligations de sécurité.
• Adresser des communications B2B relatives au Service : intérêt légitime, sous réserve du droit d’opposition.

5. Hébergement, destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux équipes habilitées de MANU ASSISTANT, aux prestataires techniques nécessaires à l’exploitation du Service et, lorsque cela est requis, aux sous-traitants ultérieurs intervenant notamment pour l’hébergement, la sécurité, l’authentification, l’envoi d’emails, le paiement et certaines fonctionnalités de génération de texte.

L’infrastructure technique du Service repose notamment sur des services opérés via Amazon Web Services (AWS). Selon les fonctionnalités activées, Manu Assistant peut également recourir à un prestataire d’intelligence artificielle pour générer certains contenus à partir d’éléments minimisés et relus par le praticien.

6. Traitement IA et transferts hors UE / EEE

Lorsque certaines fonctionnalités reposent sur un prestataire d’intelligence artificielle, Manu Assistant met en œuvre une logique de minimisation et, selon les cas, de pseudonymisation des contenus transmis. Si un transfert hors Union européenne ou hors Espace économique européen est nécessaire, il est encadré par les mécanismes juridiques appropriés en vigueur, notamment les clauses contractuelles types applicables, complétées lorsque nécessaire par des mesures additionnelles adaptées.

7. Durées de conservation

• Données prospects et contacts : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande puis, le cas échéant, selon la politique commerciale applicable.
• Données de compte, relation client et facturation : pendant la durée de la relation contractuelle puis selon les durées légales applicables.
• Journaux de sécurité : durée proportionnée aux finalités de sécurité et de traçabilité, en principe jusqu’à 6 mois sauf nécessité particulière justifiée.
• Données confiées par les clients au Service : selon les instructions du client responsable de traitement, les paramètres du Service et le cadre contractuel applicable.
• Enregistrements audio : lorsqu’ils sont utilisés, ils sont destinés à la transcription et sont supprimés automatiquement après traitement, avec un objectif de suppression rapide et, en principe, au plus tard dans un délai de 24 heures sauf incident technique documenté, contrainte légale ou nécessité de sécurité justifiée.

8. Sécurité

Manu Assistant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature des données traitées, notamment le chiffrement en transit, le contrôle d’accès, la gestion des habilitations, la journalisation, la séparation logique des espaces clients, les sauvegardes, ainsi que des procédures de continuité, de reprise et de traitement des incidents.

9. Violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Manu Assistant applique ses procédures internes de gestion d’incident et assiste, lorsque cela est requis, le client responsable de traitement afin de lui permettre de satisfaire ses obligations légales de notification et, le cas échéant, d’information des personnes concernées.

10. Droits des personnes

10.1. Données patients

Les demandes d’exercice de droits doivent en principe être adressées au professionnel, cabinet ou structure responsable de traitement. Manu Assistant l’assiste dans la limite de son rôle de sous-traitant.

10.2. Données prospects, clients et utilisateurs

Vous disposez, selon les conditions légales, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et, le cas échéant, de portabilité. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@manuassistant.com ou à l’adresse postale ci-dessus. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

11. Cookies

Pour en savoir plus sur les traceurs utilisés sur le site et sur la gestion de vos choix, consultez notre Politique cookies.

12. Mise à jour

La présente politique peut évoluer pour tenir compte des changements légaux, réglementaires, techniques ou opérationnels. La date de version figurant en tête de page fait foi.