Annexe Sous-traitance RGPD

1. Objet de l’annexe

La présente annexe encadre les traitements de données à caractère personnel réalisés par MANU ASSISTANT pour le compte du Client dans le cadre du Service Manu Assistant, conformément à l’article 28 du RGPD.

2. Rôles des parties

Le Client agit comme responsable de traitement pour les données qu’il confie au Service dans le cadre de son activité professionnelle. MANU ASSISTANT agit comme sous-traitant et traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire.

3. Nature et finalité des traitements

Les traitements comprennent, pour les fonctions utilisées : collecte, réception, organisation, transcription d’un audio optionnel, génération de documents ou de suggestions, stockage, partage contrôlé, restitution, export et suppression. Ils servent à préparer et documenter les consultations, organiser les rendez-vous, transmettre les programmes et consignes dans Théra, recueillir les réponses et ressentis du patient, et permettre la visio. Les opérations techniques nécessaires à l’authentification, à l’admission et à la sécurité du service font partie de ce périmètre.

4. Catégories de personnes concernées et de données

Les personnes concernées sont les patients suivis, les personnes sollicitant un rendez-vous et les utilisateurs autorisés du Client. Les données comprennent les identifiants et coordonnées nécessaires, les informations de rendez-vous, notes, bilans, comptes rendus, historiques et autres documents ; les exercices, consignes et plannings ; les questionnaires, réponses et ressentis transmis dans Théra. L’audio de consultation est optionnel. La visio transmet les flux audio et vidéo pendant la séance, sans enregistrement, et traite ses métadonnées techniques. Le patient accède aux éléments que le praticien partage dans son espace, sans ouverture générale du dossier professionnel.

5. Confidentialité

MANU ASSISTANT veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité et n’accèdent aux données que dans la mesure nécessaire à l’exécution du Service.

6. Sécurité

MANU ASSISTANT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées tenant compte de l’état de l’art, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données, des risques et des finalités du traitement. Ces mesures peuvent notamment inclure le contrôle d’accès, la journalisation, le chiffrement en transit, la segmentation logique, les sauvegardes, la surveillance, la gestion des vulnérabilités et les procédures de continuité et de reprise.

7. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le recours à des sous-traitants ultérieurs nécessaires à l’exploitation du Service. À la date de la présente version, l’infrastructure technique du Service repose notamment sur Amazon Web Services EMEA SARL. D’autres prestataires peuvent intervenir pour des besoins d’authentification, d’email, de paiement, de journalisation, de support ou de génération de texte. MANU ASSISTANT veille à imposer à ces sous-traitants des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles prévues par la présente annexe.

Repères techniques publiés au 21 octobre 2026

• Amazon Web Services EMEA SARL : infrastructure applicative à Paris ; Amazon Chime SDK pour la visio, médias configurés à Paris et API de contrôle à Francfort. Les métadonnées de visio sont conservées dans DynamoDB à Paris.
• Autres fonctions : les prestataires effectivement mobilisés pour la génération de texte, les communications, le paiement ou le support doivent être identifiés dans la liste contractuelle applicable, avec leur rôle et leur localisation. Cette page ne constitue pas une liste exhaustive nominative validée.

Demandez à l’équipe la liste des sous-traitants et le cadre contractuel applicables à votre usage. La certification HDS d’AWS ne couvre pas automatiquement les responsabilités propres de Manu ; leur couverture contractuelle et opérationnelle reste à établir. Les repères techniques sont regroupés dans la page Sécurité.

8. Transferts

Lorsqu’un sous-traitant ultérieur implique un transfert hors UE / EEE, MANU ASSISTANT met en place les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable, notamment les clauses contractuelles types en vigueur lorsque cela est requis, complétées par les mesures adaptées à la nature du transfert.

9. Assistance

MANU ASSISTANT assiste le Client, dans la mesure du raisonnable et au regard de son rôle de sous-traitant, pour répondre aux demandes d’exercice de droits, réaliser des analyses d’impact lorsque nécessaire, documenter certaines mesures de sécurité et gérer les violations de données personnelles.

10. Notification des violations

En cas de violation de données personnelles affectant les traitements réalisés pour le compte du Client, MANU ASSISTANT informe le Client sans délai indu après en avoir pris connaissance, avec les éléments utiles raisonnablement disponibles.

11. Sort des données en fin de contrat

À la fin de la relation contractuelle, MANU ASSISTANT restitue ou supprime les données traitées pour le compte du Client selon les modalités prévues au contrat, sous réserve des obligations légales de conservation, des contraintes de sécurité ou des données conservées de manière intermédiaire en sauvegarde pour une durée techniquement limitée et proportionnée.

La fermeture d’un accès patient Théra n’entraîne pas, à elle seule, l’effacement des documents du dossier détenu par le Client. Les demandes portant sur les données de suivi sont traitées selon les instructions du Client et ses obligations de conservation. La politique de confidentialité distingue l’audio de consultation, les métadonnées de visio et les données du dossier ; la procédure de suppression permet de déposer une demande sans connexion.

12. Audit et information

Le Client peut demander des informations raisonnables sur les mesures de sécurité et de conformité applicables au Service. Les modalités d’audit éventuel sont organisées de manière à préserver la sécurité, la confidentialité, le secret des affaires et les droits des autres clients de MANU ASSISTANT.